1. Wer sind wir?

 

„Wir“ sind die Steuerkanzlei Annett Popov, Steuerberaterin und für die Verarbeitung personen-bezogener Daten zu steuerlichen Zwecken und im Rahmen der Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter verantwortlich.

 

Die Daten, die von Ihren Mitarbeitern erhoben werden, benötigen wir für die Erstellung der individuellen Lohnabrechnungen. Im Rahmen dieser Tätigkeit werden von uns an das Finanzamt sowie die zuständigen Sozialversicherungsträger (Krankenkassen, Arbeitsamt, ZVK) Entgeltmeldungen/-bescheingungen übermittelt, die für die Besteuerung oder die Ermittlung von Entgeltersatzleistungen notwendig sind. Hierbei handelt es sich aus unserer Sicht um Auftragsdatenverarbeitung.

 

 

  1. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

 

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten richten Sie bitte an die Inhaberin. Im Regelfall sind wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, bei der Erstellung Ihrer privaten Steuererklärungen (z. Bsp. Einkommensteuererklärung) und bei der Erstellung der Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter.

 

 

  1. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

 

Um unsere Aufgabe zu erfüllen, Ihre Steuererklärungen nach den Vorschriften der Abgabenordnung und der Steuergesetze zu erstellen, benötigen wir personenbezogene Daten (§ 85 der Abgabenordnung).

 

Ihre personenbezogenen Daten werden in den Steuererklärungen verarbeitet, für die sie erhoben wurden (§ 29b der Abgabenordnung). Die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Meldungen an die Krankenkassen, die Arbeitsämter und die ZVK verwendet.

 

Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Erstellung einer Steuerer-klärung erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere steuerliche oder nichtsteuerliche Zwecke verarbeiten (Weiterverarbeitung nach § 29c Absatz 1 der Abgabenordnung).

 

 

Beispiel zur Verarbeitung:

 

Die mit der Einkommensteuererklärung von uns erhobenen Daten werden bei der Einkommen-steuerveranlagung verarbeitet.

 

 

Beispiel zur Weiterverarbeitung:

 

In bestimmten Fällen werden einzelne Besteuerungsgrundlagen gesondert festgestellt (z. B. Einkünfte aus der Beteiligung an einer Personengesellschaft oder das Wohnsitzfinanzamt ist nicht mit dem Finanzamt der Betriebssteuern identisch). Hierzu werden die Angaben aus der Einkommensteuererklärung in eine selbständige Steuererklärung, der Feststellungserklärung, verarbeitet. Die auf diese Weise festgestellten Besteuerungsgrundlagen und weitere erforderliche Daten werden den Finanz-behörden mitgeteilt, die für die Besteuerung Ihres Unternehmens zuständig sind. Diese verarbeiten

die mitgeteilten Daten weiter, indem sie diese Daten im Gewinnfestsetzungsverfahren, z. B. im Feststellungsverfahren, berücksichtigen.

 

Wir bearbeiten insbesondere die folgenden Steuererklärungen:

 

  • Einkommensteuer (einschließlich Lohnsteuer und Kapitalertragsteuer),
  • Körperschaftsteuer,
  • Solidaritätszuschlag,
  • Kirchensteuer
  • Gewerbesteuer
  • Erbschaft-/Schenkungsteuer,
  • Umsatzsteuer (ohne Einfuhrumsatzsteuer).

 

Im Rahmen der Lohnabrechnungen werden folgenden Meldungen erstellt:

 

  • Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuer-Bescheinigungen
  • Meldeverfahren nach DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung)
  • Beitrags- und Lohnnachweise, Meldungen, AAG-Anträge, EEL-Meldungen, BEA-Bescheinigungen
  • Baulohnanmeldungen

 

Ich weise Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, Ihren Mitarbeitern die Datenweitergabe anzuzeigen!

 

Beim Bundeszentralamt für Steuern verwenden wir Ihre Daten für folgende Anträge:

 

  • Antrag auf Vergabe der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr.),
  • Bildung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM),
  • Mitwirkung bei Außenprüfungen,
  • Vergütung von Vorsteuerbeträgen an Unternehmen.

 

 

  1. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

 

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

 

  • Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Steuernummer, Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

 

 

 

Für die Erklärung Ihrer Besteuerungsgrundlagen erforderliche Informationen, z. B.

 

  • Einnahmen (z. B. Arbeitslohn, Betriebseinnahmen, Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalerträge, Renten)
  • Ausgaben (z. B. Werbungskosten, Betriebsausgaben, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen),
  • von Dritten einbehaltene Steuern (z. B. Lohnsteuer, Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer),
  • Familienstand und Kinder,
  • Lohnsteuerklasse,
  • Beruf,
  • Bankverbindung,
  • Angaben über geleistete oder erstattete Steuern,
  • Angaben über abgegebene Steuererklärungen und gestellte Anträge sowie
  • Rechtsbehelfe.

 

Zusätzlich für die SV-Meldungen und Abgabenberechnung, zum Beispiel:

 

  • Sozialversicherungsnummer
  • Arbeitnehmernummer bei der ZVK
  • Schulbildung

 

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten“, erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für die Steuererklärung erforderlich ist. So benötigen wir z. B. Angaben über die Religionszugehörigkeit, um Kirchensteuerzahlungen als Sonderausgaben berücksichtigen zu können oder Angaben über Erkrankungen/ Behinderungen, um entsprechende Aufwendungen als außergewöhnliche Belastungen abzuziehen. Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie bei Ihnen selbst.

 

Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten beim Finanzamt, soweit Sie einer Übertragung an mich zugestimmt haben.

 

Beispiele:

 

  • Kirchenzugehörigkeit,
  • Versicherungsbeiträge,
  • Bruttolöhne,
  • Entgeltersatzleistungen, die dem Progressionsverbehalt unterliegen.

 

 

  1. Wie verarbeiten wir diese Daten?

 

Im weitgehend automationsgestützten Besteuerungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Steuer zugrunde gelegt.

Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbe-zogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige

 

Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

 

Rechtsverbindliche Entscheidungen treffen wir nur dann auf Grundlage einer „vollautomatischen“ Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. „vollautomatischer“ Steuerbescheid nach §155 Absatz 4 der Abgabenordnung).

 

 

  1. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

 

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem steuerlichen Verfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Finanzgerichte, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger oder andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

 

Beispiele:

 

  • Mitteilung der Grundsteuer und Gewerbesteuermessbeträge an die für die Festsetzung und Erhebung der Grundsteuer bzw. der Gewerbesteuer zuständigen Gemeinden,
  • Mitteilungen an Körperschaften des öffentlichen Rechts (z. B. Kammern und Innungen) zur Festsetzung von solchen Abgaben, die an Besteuerungsgrundlagen, Steuermessbeträge oder Steuerbeträge anknüpfen,
  • Mitteilungen an die gesetzliche Sozialversicherung, an die Bundesagentur für Arbeit und die Künstlersozialkasse, soweit die Kenntnis personenbezogener Daten für die Feststellung der Versicherungspflicht oder die Festsetzung von Beiträgen einschließlich der Künstlersozialabgabe erforderlich ist,
  • Mitteilungen an Sozialbehörden zur Bekämpfung der illegalen Beschäftigung und des Leistungsmissbrauchs,
  • Mitteilungen der Familienkassen an Bezügestellen des öffentlichen Dienstes zur Festsetzung von Gehaltsbestandteilen, die an das Kindergeld anknüpfen.

 

 

  1. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

 

Personenbezogene Daten müssen wir solange speichern, wie sie für das Besteuerungsverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 der Abgabenordnung sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung).

 

Wir dürfen Sie betreffende personenbezogene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der Abgabenordnung).

 

 

 

  1. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

 

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

 

  • Recht auf Auskunft

 

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungs-verfahren (z. B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden

.

  • Recht auf Berichtigung

 

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

 

  • Recht auf Löschung

 

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben Pkt. 7).

 

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

 

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.  Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht.

 

  • Recht auf Widerspruch

 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nach-kommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens).

 

  • Recht auf Beschwerde

 

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder finden Sie unter

www.datenschutz.de/projektpartner/.

 

 

 

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

 

In einigen Fällen kann oder darf ich Ihrem Anliegen nicht entsprechen (§§ 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teile ich Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Ich werde Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollte ich länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen,

erhalten Sie eine Zwischennachricht.

 

Ich weiß, dass dieses Thema sehr komplex ist. Darum zögern Sie nicht und setzen sich bitte bei Fragen mit meinem Steuerbüro in Verbindung. Rufen Sie bitte hierzu an oder vereinbaren Sie einen Termin. Wir sind gern für Sie da!

 

 

 

 

Annett Popov

Steuerberaterin